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財務流程改善案初步構想
一、 說明
根據Gartner Group的定義，企業流程管理(Business Process Management，BPM)係指一套完整的工具與服務，除提供企業內部工作流程分析與資訊系統的整合之外，也包括企業外部交易夥伴的應用整合，以因應未來企業協同運作的需求。(註1)

    財務管理相關作業流程，實屬企業流程管理中之一部份；在企業導入電子化作業流程的過程之中，流程管理為前期規劃，並對於後期建置（含整合）資訊系統之成敗，可以預期將會有相當程度之影響。

二、 公司現況
    綜觀本公司現有資訊系統與各作業流程，理論上應有很大的改善空間，理由略述如下：
1. 資訊系統各自獨立：
公司現有之人事刷卡、營業進銷存、財會收付款、內部EIP網站等系統，均獨立建置且相互之間的資料沒有直接關聯起來，這表示需要浪費大量人力去處理互有相關的資料流。
例如，員工出勤記錄可由人事系統印出資料，再把書面資料交由財會計算薪資並人工輸入資料後再匯入員工帳戶。但理論上資訊系統是可以做到直接由簽到刷卡系統記錄出勤資料，透過關聯式資料庫的做法自動截取所需資料，並由電腦依據員工薪等及出勤狀況，依照給予的條件自動計算應付薪資，經相關人員核對檢視其結果無誤後即可完成薪資轉帳。
其他系統間的狀況也大同小異，問題都出在各自獨立沒有關聯，只好浪費人力重覆人工輸入資料，公司每年浪費這些其實只要把系統做好，就可以不需要浪費的人工，這些人力資源的薪資成本長期累積下來，其實比建置一個合理的系統費用要高出很多。

2. 部份流程沒有一定的標準：
    公司現有之部份作業流程因無明文規定詳細做法與準則，故均以過去慣例處理之，這就如非成文法的環境下，只要事件本身有合理的部份，就可以經由協商討論之後，決定新的處理方式。但如果無論事件大小，略有疑慮的都需要經過協商，那以公司現今部門眾多事務繁雜的情況下，因現有作業流程而產生的內部協商成本，其實也是相對耗費過多的人力資源的。
    若將來大部份可以標準化的作業流程予以書面明文規定，那就可以有明確的處理方式，除了減少部份非必要的協商成本以外，書面化的標準作業程序亦為未來導入電子化作業流程之一大幫助，因為程式寫作的要件就是必須有明確的判斷準則讓電腦據以執行，如此才能讓電腦代替人工處理龐大繁雜的瑣碎事務。

三、 實例參考（資訊系統部份）
有關企業導入電子化作業流程的過程，職曾於民國92年初至93年中，期間約1年半的時間，依合約派駐金門技術學院協助處理資訊管理相關業務，其學術單位導入系統之經驗雖有異於企業，但以利用電腦系統代替人工之目的是一致的，應有其參考價值。

印象中學校於92年8月獨立設校之初，即以年費用400多萬元經費委由台中天方資訊公司導入該校之校務系統。該系統在導入之初即至少包含1.學生選課、課務查詢、資料登錄、學務申請模組；2.校方學務相關、教務相關等模組；3.教師評訂成績模組等功能。
職於此簡述其導入電子化作業流程的概念：資料不要重覆人工輸入。資料庫之原理與實務雖非職所專長，但其概念簡單的說就是不要讓資料重覆存在。
舉例說明一下資料庫之輸入與儲存，系統會建立一個主資料表，記錄學生基本資料，欄位資料如：學號：1097xxxxx；姓名：李OO；系級班別：電資所碩一；…，每一筆學生資料有多個資料欄，每一個資料表有多筆學生資料，每一個資料庫有多個資料表，資料會符合資料庫正規化而沒有重覆的多餘資料。
基本資料可能由學務處或教務處輸入一次，然後假如學務處要增加學生缺曠課資料，那就可以增加一個資料表，表內每筆資料除了以1097xxxxx為主鍵需要再輸入一次以外，其他已有的基本資料都不需要再次人工輸入，只加上缺礦課資料儲存起來。未來學生的操行成績，就可以截取這些資料去計算而產生成績。
其他單位也一樣，只要輸入其業務相關的新資料既可，並且不同功能模組的資料是無阻礙直接共享的。未來有新模組加入也一樣，因為只要再新增資料表，再新增管理介面就可以，它們都存在同一個資料庫之中，不會產生需要人工重覆輸入資料的情況。

反觀公司現況：因為分別獨立建置各個不同系統，導致一再重覆輸入資料的情況，不但耗費太多人工輸入在各系統之中，資料流也因系統各自獨立而無法共享，於是需要再一次人工輸入來解決，這情況其實在資訊界中是十分糟糕的情況。因此，職認為公司以往一直進行的資訊化，其實不是企業資源規劃，而是把事情交由電腦來複雜化。

四、 建議方案
企業導入電子化作業流程的過程，要做到整體完備，實際上是需要花相當長的時間與非常多心力的，但是，成功導入後帶來的效益將會非常大，此外，當企業規模成長到一定規模之後，很多事也漸漸無法再藉由持續增加人工就可以處理得好了，因此，企業導入電子化作業流程是有進行的必要性。

以中長期來看，必須要有一次整合性質的系統建置，其應有之功能為：1.儘可能將現存舊有系統之資料匯入(如無法匯入則取代舊有系統功能)；2.預留未來可能需要加入新功能之擴充性。這麼做的目的是為了改善現況，因之前獨立建置各系統所導致的問題，是需要改善的，並且，讓未來可以不再獨立建置其他需共用資料的系統。
至於短期而言可以先進行的，應該是透過前期之流程改善，建立書面化標準作業程序，以做為未來系統建置的依據。

與其一個又一個獨立系統的再建置，還不如建置好一個主系統，然後有需要再以新增模組的方式擴充功能，如此才能漸漸地展現資訊化的效益，而經由建立書面化標準作業程序，做為系統建置前之先期規劃，應為未來公司要完成資訊化所需的階段性任務。

五、 預期效益

...未完